Piše: Sandra Pejović, ekspertkinja za komunikaciju i promociju održivosti
„Zašto moram da idem na sve ove dosadne sastanke?“ „Mogu li danas da preskočim ovaj sastanak?“ To su tipična pitanja koja se često čuju po kompanijama.
Poslednjih godina, broj sastanaka je po danu porastao otkako su mnoge kompanije 2020. prešle na rad od kuće. Fraza “death by meeting“ postala je razlog za negodovanje, a vremenom je dovela do pada motivacije i zadovoljstva poslom.
Iako se često šalim, da bi sastanci mogli da budu novi oblik kardio vežbi – koliko se srce uznemiri i počne jače da “lupa” kad shvatiš da imaš tri uzastopna – u osnovi problema leži nešto ozbiljnije: vreme kao valuta poverenja u timu.
Da li je sastanak stvarno potreban – ili je to samo navika?
Kao neko ko se bavi više od dvadeset godina komunikacijama – i internim i eksternim – mnogo puta sam bila i učesnica i organizatorka najrazličitijih sastanaka: od jutarnjih statusa, kreativnih brainstorming sesija, do strateških kolegijuma sa top menadžmentom. Uočila sam jedno pravilo koje važi bez obzira na hijerarhiju, industriju ili veličinu tima: dobar sastanak nije onaj koji traje dugo, već onaj koji ima jasan cilj.
Sastanak bez cilja je kao mejl bez naslova – ne znaš ni da li da ga otvoriš, ni šta da očekuješ.
Pitala sam se zašto ljudi ne vole sastanke i kako je to moguće promeniti? Čak sam radila i kraće ankete na ovu temu.
Odgovor je jednostavan – ne osećaju da doprinose ili im sastanak ne daje vrednost. Kada ljudi osete da je sastanak gubljenje vremena, njihova motivacija i angažovanost opadaju. A kada se to ponavlja… stvara se otpor.
Koliko je vremena dovoljno za sastanak? To realno zavisi od tipa sastanka.
Uvek sam u svom timu imala jedno nepisano pravilo:
- Status ponedeljkom traje 20–30 minuta. Svi dolazimo pripremljeni, imamo fiksnu strukturu i trudimo se da ne „odlutamo“ u nepotrebne digresije. Ako neko ima nešto posebno da istakne, dodamo 5 minuta, ali to se retko dešavalo.
- Brainstorming sesije – tu sam bila fleksibilnija. Ako je tema kompleksna i tim je u kreativnom zamahu, onda traje od 45 do 60 minuta, ali uz obaveznu pauzu na pola. Kreativnost ne trpi statičnost. Naravno, ako sastanku prisustvuje i kreativna, PR, medija i digital agencija, uvek postoji mogućnost produženja, ali uz saglasnost svih prisutnih.
- Sastanci sa top menadžmentom – e, ovde je ključno znati šta žele da čuju. Oni ne žele da „idu u dubinu“, već da dobiju informacije, predloge i jasne zaključke. Zato ih uvek unapred pripremim: šaljem kratak memo sa ključnim tačkama, a sam sastanak traje maksimalno 30 minuta. I da, najčešće su me hvalili zbog toga.
Zamaranje sastancima je stvaran fenomen. Sigurna sam da ste i vi osetili „mentalni umor“ nakon trećeg sastanka zaredom. To nije lenjost – to je biološka reakcija. Naš mozak se navikava na isti stimulans (npr. jedan govornik, iste PowerPoint šeme) i prestaje da obraća pažnju. To se stručno zove kognitivna adaptacija. Da, pohađanje radionica na ovu temu mi je zaista pomoglo. Sad se sigurno pitate ima li rešenje? Uvedite pauze. Kod dužih sastanaka, pravimo mini „air break“ – 5 minuta bez ekrana, bez mikrofona. Čak i samo to čini veliku razliku.
| Uočila sam jedno pravilo koje važi bez obzira na hijerarhiju, industriju ili veličinu tima: dobar sastanak nije onaj koji traje dugo, već onaj koji ima jasan cilj. |
Dobar sastanak je kao dobar intervju – svi su angažovani
Jedan od mojih najdražih trenutaka bio je kada mi je saradnica rekla: „Volim tvoje sastanke jer se osećam da mi vreme nije uzalud potrošeno“.
To je zapravo suština dobre interne komunikacije – ljudi moraju da znaju zašto su pozvani, šta se od njih očekuje i šta dobijaju zauzvrat. Nemojte održavati redovne sastanke, pro forma, kada nema potrebe za njima. Recimo kada je smanjen obim posla ili u letnjim mesecima. Tada obično ima manjak zaposlenih s obzirom na godišnje odmore, pa su onda kolege ili koleginice koji ih menjaju, dodatno pod presijom i nemaju vremena da troše na sastanke na kojima se ništa ne dogovara, u vidu zaključka ili daljih koraka u nekom projektu.
Poenta je da nikada ne organizujem sastanak bez:
- Cilja (jasno napisanog u pozivu),
- Agende (makar tri tačke, kratko),
- Zaključka i dogovora ko šta radi (Meeting minutes).
I znate šta? Ljudi se odazivaju, aktivno učestvuju i – najvažnije – osećaju se uključeno.
Nekoliko saveta iz prakse za zdravu sastanak-kulturu:
- Uvedite “No Meeting Day” jednom nedeljno – mnoge kompanije uvode sredom dan bez sastanaka kako bi timovi imali fokusirano vreme za rad. Zašto baš ovaj dan, pa verovatno jer je na sredini radne nedelje i potreban je svima predah od sastanaka.
- Testirajte 15-minutne sastanke – posebno za brze statuse tj. brifinge. Bićete iznenađeni koliko se može reći kad postoji vremenski okvir. Na taj način možete kolege ili koleginice koji vole da “previše pričaju” ukalupite i naučite da ne zanima baš sve prisutne gde i sa kim su proveli vikend.
- Dobar sastanak počinje pre nego što sednemo za sto – obavezno se upoznajte s temom, jer nema ničeg iscrpljujućeg kao uvod za one koji nisu pripremljeni.
- Neka onaj ko poslednji govori na sastanku, koji je probio vreme, plati kafu – simbolična, ali neformalna „kazna“ koja nas podseća koliko je važno poštovati i svoje i tuđe vreme.
- Status sastanci ponedeljkom - kada se po ko zna koji put vrtite oko iste teme iz beležaka – to je znak da nešto ne štima. Ili sastanak nije dobro vođen, ili ta tema jednostavno traži drugo mesto i drugi trenutak. U svakom slučaju, niko ne voli da mu tako počne radna nedelja.
Sastanci su važni. Oni mogu biti prilika za zajedničku percepciju, sinergiju i povezivanje. Ali ako ih ne oblikujemo s konkretnom namerom i poštovanjem prema učesnicima, postaju toksičan ritual koji troši vreme, energiju i volju.
